8 tips voor beter time management op kantoor

Op sommige dagen is de 24 uur die we per dag hebben gewoonweg niet genoeg om alle taken gedaan te krijgen. Zeker in drukke periodes lijkt ons to-dolijstje alleen maar langer te worden in plaats van korter. En dat kan behoorlijk wat stress opleveren! Deze acht tips helpen u om op een effectievere manier met uw tijd om te gaan en zo meer gedaan te krijgen in een werkdag.

1. Zorg voor duidelijke doelen
Effectief werken begint met doelen stellen. Want, als u niet weet wat u precies wilt bereiken, wordt het wel heel lastig om daar te komen. Maak daarom zowel lange als korte termijndoelen. Focus daarbij op zaken die bijdragen aan de groei van het bedrijf en/of zaken die direct inkomsten opleveren.

2. Leer “nee” zeggen
Er zitten nou eenmaal maar 24 uren in een dag en u kunt simpelweg niet alles doen wat er van u gevraagd wordt. “Nee” zeggen tegen zaken waar u geen tijd voor heeft (of die niet goed bij uw doelen passen), levert u tijd op om te werken aan dingen die voor u wel belangrijk of urgent zijn. Durft af en toe eens “nee” te zeggen als u gevraagd wordt voor een project dat niet bij u past. Ook stoppen met projecten die niets opleveren kan bevrijdend werken.

3. Stel prioriteiten, op een verstandige manier
Door prioriteiten aan te brengen in uw to-dolijst, geeft u uzelf een helder overzicht van welke taken écht belangrijk zijn, en welke nog wel kunnen wachten. Stephan Covey, co-auteur van het boek First Things First, heeft een goede manier bedacht om uw taken te kunnen prioriteren. Verdeel de to-do’s in deze categorieën:

  • Belangrijk en urgent – taken die moeten gebeuren, doe deze direct.
  • Belangrijk, maar niet urgent – taken die belangrijk lijken, maar het niet altijd zijn. Bepaal wat u hiermee doet.
  • Urgent, maar niet belangrijk – dit zijn taken die u de meeste stress opleveren, maar weinig tot geen echte waarde toevoegen. Kijk of u deze kunt delegeren.
  • Niet urgent en niet belangrijk – Taken met een lage prioriteit waardoor u druk lijkt. Doe deze taken later.

Schrijf uw drie of vier belangrijke en urgente taken op die u vandaag wilt doen. Streep ze af als ze gedaan zijn. Dit geeft een voldaan gevoel, waardoor u meer gemotiveerd bent om aan de slag te gaan met de volgende taak.

4. Verminder afleidingen
Hou eens een dag bij hoe vaak u gestoord wordt als u aan het werk bent. Niet alleen door anderen, maar ook door uzelf (bijvoorbeeld omdat u een berichtje binnen krijgt op uw telefoon of de behoefte voelt om uw social media account te checken). Een smartphone is ontzettend handig, maar is ook verslavend en één van de grootste tijdverspillers in ons leven.

Het kost misschien even wat wilskracht, maar zet uw telefoon uit en leg ‘m weg als u met een belangrijke taak bezig bent. In plaats van altijd bereikbaar te zijn, plant u uw ‘telefoontijd’ in op vaste momenten gedurende een dag.

5. Plan vooruit
Over plannen gesproken… Een van de minst effectieve dingen die u kunt doen, is aan het begin van uw werkdag maar gewoon ergens beginnen, zonder dat u een helder beeld heeft van wat u moet doen die dag. De tijd die het kost om uw taken vooruit te plannen stelt niets voor in vergelijking met de tijd die u verliest als u uw dag niet plant. Afhankelijk van wat u zelf prettig vindt kunt u het plannen op verschillende momenten doen:

  • De avond van tevoren. Neem aan het einde van uw werkdag even 15 minuten om uw bureau netjes te maken en een lijst te maken van de meest urgente en belangrijke taken voor de volgende ochtend.
  • ‘s Ochtends vroeg. Pak zodra u ‘s ochtends het kantoor binnenstapt uw to-do lijst erbij en kijk welke taken u deze dag gaat oppakken.

6. Leer deligeren
Iets waar veel mensen moeite mee hebben, is delegeren. We willen graag alles in eigen hand houden, maar dat kan simpelweg niet. Maar dat hoeft gelukkig ook niet. Als u talentvolle medewerkers heeft aangenomen, dan heeft u de mogelijkheid om taken aan hen te delegeren. In het begin voelt dat misschien wat onwennig en zult u er misschien zelfs zenuwachtig van worden (zeker als u tot dan alles zelf deed). Maar door een beetje vertrouwen te hebben in de ander, levert het u uiteindelijk meer tijd op die u kunt besteden aan belangrijke taken.

7. Hou uw tijd bij
Weet u hoeveel tijd per week u écht productief bent? De meeste mensen hebben geen enkel idee! Een handige manier om daar achter te komen, is door een tijdje uw uren bij te houden. Bijvoorbeeld met een simpele tijdschrijf-tool. U zult zien dat u heel wat minder productieve uurtjes maakt dan u wellicht denkt.

8. Denk aan uzelf
U kunt niet productief werken, als u niet goed voor uzelf zorgt. Ga dus op tijd slapen en sport regelmatig. Een alert brein functioneert beter en herkent niet-productieve activiteiten ook beter.